To do or not to do list
DAO.
Dă-o mai departe!
În filozofia Dao, totul este un flux constant, într-o perpetuă schimbare. Nu există început sau sfârșit, totul este parte dintr-un continuum al vieții.
Și atunci, cum și când începe o zi?
Păi, hai să ne gândim!
Ziua începe când și cum vrei tu.
Când răsare soarele, dacă dormitorul tău dă spre sud, nu ai tras jaluzelele și toți norii au dat bir cu fugiții.
Poate începe când îți sună telefonul, căci nici el nu are noțiunea timpului [sau poate doar ai uitat să-l pui pe modul calm – așa zisul “sleep mode”]. Sau ți-a sunat alarma pe care ți-ai setat-o pentru azi? … Hmmm … 🤔
Ziua ta poate începe la ora la care trebuie dus copilul la școală, căci atunci când e vorba de îndatoriri, ele nu au buton de “snooze” sau buton de “nu acum” sau de “nu am chef” sau de “mai lasă-mă un pic … te roooog!”. Ideea de mindfulness – aici și acum – tocmai a căpătat un nou sens, plin de sens. Trebuie! Acum! Deci, se întâmplă.
Într-un fel sau altul, fiecare zi are un început – o linie de demarcație între somn și activități. Să agreăm între noi că ziua începe atunci când ne trezim. Acela este momentul în care toți atomii din corpul nostru și din proximitatea noastră încep să se miște. Agitație haotică sau vals elegant? Tu decizi!
Mi-a trecut pe la ureche ideea că timpul nu există, dar ce să vezi, totul are un deadline. Poate că din această pereche perplexă și cosmopolită [inexistența timpului + deadline-ul] a apărut lista de To Do or Not To Do. Și de atunci, suntem într-o relație de iubire și ură cu această listă.
Dar iată ce îți propun: hai să punem lista asta la lucru în beneficiul nostru!
În loc să devină o sentință, lista poate deveni o “parcare” pentru idei și un organizator de idei și activitați, în care trecem ideile care ne vin și activitățile pe care le avem de făcut, prioritizate, după criterii prestabilite de noi. Astfel, lista devine un Asistent Personal modular – fără voce, dar care poate “țipa” mut și îndemna pantomimic spre acțiune. În fond, cui nu-i place să bifeze ceva dus la bun sfârșit?
Pe mulți dintre noi ne ajută să ne punem gândurile pe hârtie, deoarece acest proces este purificator: simpla scoatere din minte a ideilor și trecerea lor pe hârtie ne pune față în față cu procesul realizării lor, aducând claritate în ceea ce urmează să facem, pas cu pas. Această defragmentare detaliată a gândurilor ne relevă diverse stări de fapt: în timp ce unele lucruri se pot rezolva foarte ușor – printr-un simplu telefon sau un scurt email sau o categorisire etc. – activități care nu iau mai mult de câteva minute, alte lucruri necesită mai mult timp, concentrare, continuitate etc. Badabum! S-a făcut lumină, și știm, la nivel granular, ce anume avem de făcut.
Activitatea în sine de mutare a gândurilor din mintea noastră pe hârtie este un mod simplu de a ne reduce anxietatea, care scade, pe măsură ce noi ne golim mintea de gânduri și le organizăm. Anxietatea produsă de aglomerarea minții provoacă haos, agitație și lipsa perspectivei de a ieși cândva la liman, în timp ce organizarea ne aduce claritate, ușurință și plăcerea de a face lucruri. Putem spune că organizarea este ca o zi cu soare, în timp ce dezorganizarea este o zi înnegurată.
Tu cum alegi să-ți petreci ziua?
Mai avem de a face cu o anxietate legată de deadline-uri, deci, de timp. Da, Domnule Dao, chiar de timp! Cu cât ne organizăm mai bine, ne prioritizăm activitățile și trecem mai rapid la acțiune – făcând câte o activitate la timpul ei, în loc de nefericitul multitasking! – cu atât mai ușor reușim, iar deadline-urile devin un motivator, mai degrabă decât o sursă de stres. Ai observat că uneori deadlineul te bagă în modul Flow / Acțiune, iar alteori te bagă în modul Panică / Blocaj? E bine să conștientizăm starea în care intrăm când facem ceva: Flow sau Panică și să învățăm care sunt elementele [triggers] care facilitează intrarea într-un mod sau altul. În timp, vom învăța să alegem și să bătătorim calea presărată cu premisele care ne transpun în starea de Acțiune / Flow. Poate pentru unii este curățarea biroului și organizarea, pentru alții poate fi un playlist cu melodiile favorite, în timp ce pentru alții poate fi o scurtă plimbare pe jos spre birou sau în jurul blocului etc. Tu îți cunoști cel mai bine butoanele magice!
De asemenea, managementul timpului, sau felul în care ne organizăm activitățile în timp, necesită un pic de gândire, disciplină și organizare. Calendarul unei zile poate arăta ca o linie continuă, formată din 1, 2 sau 3 segmente marcate cu diferite culori, fiecare simbolizând o activitate. Este greu să ne concentrăm într-o zi pe mai mult de 3 activități principale, deoarece trecerea de la o activitate la alta e consumatoare de timp și energie intelectuală și emoțională.
Gruparea activităților pe categorii este un mod pragmatic de alocare optimă a timpului de lucru. Tu decizi criteriile după care îți grupezi activitățile în fiecare zi de lucru, în funcție de tipicul activității tale. Ideal este să le grupezi și să nu ai multe tranziții pe zi. Cu cât mai puține tranziții, cu atât mai bine utilizezi timpul. Vezi ce funcționează pentru tine! Nu îți transforma ziua într-un curcubeu de activități mici, fragmentate în dumicați greu de înghițit. Mai degrabă, lucrează într-o zi la 2-3 activități maxim, astfel, îți reduci tranzițiile la 1-2/zi, în loc să-ți petreci mare parte din zi trecând de la o activitate la alta. Parte din succes este să fii proactiv, nu reactiv.
De asemenea, alocarea timpului necesar fiecărei activități în parte este de mare ajutor, deoarece legea lui Parkinson1 ne confirmă faptul că volumul de muncă crește în raport cu timpul alocat unei activități și totodată, în raport cu numărul de oameni implicați în desfășurarea ei. Gândește-te la felul în care faci o activitate pentru care ai o lună la dispoziție – nu-i așa că tot în ultima săptămână tragi tare să o termini? Adaugă la asta încă 5 persoane de care depinde finalizarea acelei activități, caz în care timpul și volumul de muncă cresc, iar tu trebuie să ții cont de aceste realități atunci când planifici.
De asemenea, nu irosi lemnul! Nu arunca listele de activități la gunoi, după ce le-ai bifat. Poți trece, pentru analiză ulterioară, și data la care ai început și ai terminat fiecare activitate, sau poate lucrezi cu timesheets … tu știi cel mai bine. Colecționează-le! Da, fă o mică colecție de To Do Lists. Din când în când, organizează un mini-vernisaj personal cu toate listele de activități zilnice din ultima lună, expuse pe masa de lucru sau pe perete, ordonate după modelul calendarului lunar, și observă ce tipuri de activități îți populează calendarul și paleta zilnică de culori. Încearcă să ții zilele cât mai monocrome sau limitate la maxim 3 culori / tipuri de activități.
Știind că nu toată lumea funcționează la fel, sunt multe modalități în care te poți organiza mai bine. Punctul de referință este ziua de ieri si progresul personal are loc în raport cu acest punct de reper. Amintește-ți momentele rare în care tu nu te mai recunoști pe tine. Asta înseamnă Progres.
Și încă ceva. Suntem mulți cei care avem pe umărul stâng câte un pitic enervant care ne șoptește minciuni de genul: ”nu e suficient de bine”; ”dacă nu fac eu nu are cine” ; ”o să-i zic DA ca să nu se supere” ; ”n-are sens să fac asta azi, e și mâine o zi” etc. Crede-mă, vocea asta nu face altceva decât să te saboteze. Te determină doar să te aglomerezi, să-ți pierzi vremea cu lucruri neesențiale și/sau să procrastinezi. Așa că îți recomand, ca și după ce îți organizezi calendarul și task-urile, să te mai uiți o dacă pe ce ai de făcut și să împarți lucrurile în 2 găleți. Găleata de 20% cu ce e și important și necesită timp și atenție și găleata 80% cu lucruri pe care le pot delega sau care sunt suficient de ok așa cum sunt și nu necesită o investiție de timp sau de alte resurse.
În încheiere, și mai în glumă, mai în serios, adaugă la lista ta de acțiune secțiunea de Not To Do în timp ce lucrezi. Nu de alta, dar tu știi cel mai bine ce te fură de la ceea ce ți-ai propus să faci și îți transformă ziua într-o modalitate eficientă de tocat timpul … care nici măcar nu există? 🧐
Spre exemplu, în timp ce lucrez …
- nu voi intra pe Facebook, Instagram, Tik-Tok decât în interes profesional și pentru maxim 15 minute
- nu voi suna la un prieten vechi, de care îmi aduc aminte brusc, până nu termin ceea ce mi-am propus să fac azi. În schimb, îmi pot nota acest gând, pentru a nu-l uita
- nu voi schimba așternuturile de pat [de la biroul de acasă], până nu termin azi prezentarea
- nu voi ieși la cumpărături în timpul programului de lucru; am ce mânca, iar apa curge
- nu voi căuta online să găsesc hanoracul ăla fantastic, mai am câte ceva cu care să mă îmbrac 🧐
- nu voi procrastina azi, căci viața se întâmplă aici și acum.
Sunt multe întrebări la care e bine să reflectezi, să cauți și să găsești răspunsurile care ți se potrivesc în acest moment. “To do … or not to do?” este doar una dintre ele.
Referințe:
- Lega lui Parkinson, https://en.wikipedia.org/wiki/Parkinson%27s_law
